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Balance Presupuestario

Es práctica habitual en muchas empresas prever cuales serán los gastos e ingresos en los diferentes departamentos para el próximo ejercicio, desglosados mes a mes, de manera que podamos durante el transcurso del año comprobar si nos desviamos de lo previsto.

¿Trabajando a nivel 4 o a nivel 10?

Antes de empezar, es importante entender que es diferente trabajar a nivel 4 -cuentas del mayor- o a nivel 10 -subcuentas. Aunque lo habitual es trabajar a nivel 4, el programa almacena el presupuesto en las subcuentas de nivel 10.

Así, si abrimos una cuenta del mayor, veremos el sumatorio de lo presupuestado en todas sus subcuentas, y las cantidades que repartamos realmente se repartirán -aparte de entre los doce meses y los departamentos seleccionados- entre todas sus subcuentas, con lo que en la practica no "notaremos" que todo se está realizando a nivel 10, excepto por posibles redondeos de céntimos que, en un presupuesto, no tienen mayor importancia, de hecho siempre nos propone repartir en cantidades redondeadas sin céntimos.

Por el contrario, si modificamos el presupuesto de una de esas subcuentas de nivel 10, estaremos "refinando" el presupuesto a nivel 4, pero si volvemos a entrar a la cuenta del mayor correspondiente, las cantidades se habrán modificado al ser la suma de todas las subcuentas.

El uso más habitual suele ser primero desglosar a nivel 4 de cuentas del mayor, y luego modificar puntualmente alguna subcuenta en la que queramos un control más "fino" del presupuesto (gastos de teléfono que queremos tener más controlados, por ejemplo), siendo conscientes de que, a nivel 4, habremos modificado un poco el presupuesto.

Cómo funciona la pantalla de presupuestos contables

Accederemos a esta pantalla desde el menú "Contabilidad" -> "Balances" -> "Presupuestos". Una vez aquí podremos filtrar por Ejercicio, elegir el rango de cuentas que queremos visualizar (normalmente serán cuentas de gastos) y seleccionar hasta que nivel queremos mostrar.

Una vez pasado el filtro nos aparecerá una pantalla como la siguiente mostrando las cuentas junto con sus saldos presupuestados (notar lo comentado antes, a nivel 4 visualizamos el sumatorio de las subcuentas, con lo que siempre nos aparecen las cantidades a 4 y 10 dígitos "cuadradas"):

Pantalla principal

Si hacemos doble click sobre una de las cuentas -en este ejemplo de nivel 4, pero a efectos prácticos veríamos lo mismo a nivel 10- veremos el desglose por departamentos y mes junto con los totales correspondientes.

desglose por departamentos

Tenemos varias opciones a la hora de asignar estos presupuestos. Podemos hacer uso de los botones de esta pantalla para distribuir el saldo entre los departamentos o bien podemos importar presupuestos desde un fichero externo (en formato csv) que previamente habremos generado con un editor cualquiera o una hoja de cálculos (Excel u OppenOffice por ejemplo). Comenzaremos explicando la primera opción, menos potente y flexible pero muy sencilla y probablemente útil en muchos casos.

Elaborando un presupuesto con las opciones del programa

Si pinchamos en el botón con el icono de las monedas se nos abrirá la pantalla siguiente:

botón para repartir saldo

Podemos indicar aquí el importe que queremos repartir entre los departamentos visibles en la pantalla anterior (se repartirá entre todos los meses). Es posible indicar que solo se desea repartir el importe en un departamento concreto o que no se quiere redondear el importe al dividirlo entre los departamentos. Si pulsamos en el botón repartir veremos algo como esto:

saldo repartido

Es posible que queramos repartir un importe entre un conjunto concreto de departamentos. En este caso ir uno por uno resulta tedioso. Para estos casos tenemos la posibilidad de dejar visible en la pantalla solo los departamentos con los que queremos trabajar de forma que todas las reparticiones se realicen solo sobre dichos departamentos. Para esto usaremos el botón con un "tick" verde (junto al de las monedas).

selección de departamentos

Si ahora volvemos a repartir un importe, por ejemplo de 1000 euros, este reparto solo afectará a los departamentos visibles, donde la cantidad anterior será sobreescrita por la nueva (no se "suma" al importe existente):

ejemplo de reparto de 1000 euros

Si volvemos a mostrar (botón de visibilidad) todos los departamentos hemos conseguido dos repartos distintos según departamentos.

resultado del reparto

Importando un presupuesto desde un fichero externo

Otra forma más potente y flexible de generar presupuestos es importándolos desde un fichero externo en formato CSV.

Veamos un ejemplo -más abajo se especifican las opciones de formato posibles- del aspecto que tendría dicho fichero en una hoja de cálculo:

formato1

Como vemos, tenemos que definir una columna para la cuenta (obligatoria), otra para el departamento (opcional) y otras 12 para los meses (podrían incluirse solo algunos meses).

Una vez hemos diseñado el presupuesto tal cual lo queremos, podemos importarlo en el programa desde la pantalla de "Presupuestos Contables" pulsando el botón con el icono de abrir fichero (la típica carpeta amarilla).

importar presupuesto

Seleccionamos el fichero a importar...

elegir fichero

A continuación la aplicación nos preguntará si deseamos vaciar la información almacenada en las cuentas. Si elegimos "SI", entonces se borrará el presupuesto de todas las cuentas que aparezcan en el archivo de importación siendo todos los valores sustituidos por los nuevos provenientes del fichero. Si elegimos "NO", se producirá un solapamiento con los datos importados. Es decir, si en el fichero de importación hay datos de dos departamentos solamente, el resto de departamentos seguirán conservando los valores que tenían (digamos que con esta opción añadimos valores en vez de sustituirlos completamente por otros nuevos).

vaciar cuentas

En nuestro ejemplo supondremos que indicamos que SÍ queremos vaciar la información.

Vemos como se ha modificado el presupuesto para la cuenta 6820 según se indicó en el archivo externo. Como la cuenta especificada era de nivel cuatro, los saldos se repartirán entre las subcuentas (en este caso de nivel 10) que posea.

tras importar

Si hacemos doble click sobre la cuenta 6820 vemos que el contenido refleja los datos introducidos en el fichero csv.

ejemplo, cuenta 6820

Si hacemos doble click sobre la cuenta 6820000001 observaremos que se corresponde con la mitad del reparto de su cuenta de superior de nivel 4.

ejemplo, cuenta 6820000001

Formato del fichero de importación

Como se comentó previamente, el fichero de importación estará en formato de texto CSV -todas las hojas de cálculo del mercado admiten guardar en este formato.

La primera linea ha de contener los nombres de campos, y son muy importantes, ya que la importación determinará que contiene cada columna a partir de este título -sin tener en cuanta mayúsculas ni minúsculas, pero si acentos- y no de su posición: la primera columna NO tiene que ser la cuenta necesariamente, pero alguna de ellas ha de tener como título "Cuenta", "CUENTA" o algo similar.

Los posibles campos -columnas en la hoja de cálculos con cierto título especial- que podrá incluir son los siguientes:

  • Cuenta (obligatorio). Debemos especificar en cada línea del fichero con datos cuál es la cuenta asociada a dicha línea.

  • Departamento. Normalmente, tendremos una línea por cada departamento y cuenta distintos. No obstante, la columna departamento no es obligatoria y puede no existir en absoluto, o bien no especificar departamento en unas lineas concretas. En ambos casos se repartirá el importe de esas líneas entre todos los departamentos. Como se ve a continuación, también podemos poner varios departamentos (1,2,3) o un rango de ellos (100-200).

  • Meses. Definiremos una columna con cada mes del año bajo la cual iremos colocando los importes correspondientes. Podemos no incluir las columnas de algunos meses si no vamos a asignar importe, o podemos definir la columna pero dejarla en blanco en una línea si para una cuenta y departamento determinada no se va asignar un importe a ese mes.

    NOTA: En el caso de las columnas de meses, los títulos pueden ser el nombre completo del mes, aunque solo es necesario poner las primeras tres letras. Por ejemplo, el programa asociará "Ene", "Ener" o "Enero" como el mes Enero (las mayúsculas son irrelevantes).

A continuación se muestra un ejemplo de fichero que hace uso de algunas de las combinaciones anteriormente comentadas:

formato fichero csv

Se puede observar que no se han definido las columnas de Julio y Agosto. Además, no se ha indicado departamento en la última línea correspondiente a la cuenta 6820. De este modo, los importes indicados se repartirán entre todos los departamentos existentes.

Existen otras posibilidades adicionales a la hora de definir el fichero de importación:

usando listas y rangos

Como puede apreciarse en este ejemplo es posible establecer listas de departamentos separados por comas o bien rangos de departamentos separados por un guión. El resultado sería este:

resultado listas y rangos

NOTA: En una misma celda de departamento no se podrán combinar ambas posibilidades (listas y rangos) ni tampoco especificar más de un rango por celda: No son correctos ni "1,2,100-200" ni tampoco "100-200, 500-600".

Formato de fichero antiguo

Existe otro formato posible -más antiguo que el comentado- para el fichero de importación. Es menos flexible y potente, pero se ha mantenido por compatibilidad "hacia atrás": No es recomendable elegirlo si empieza a usar esta opción, pero si ya tiene sus hojas creadas con este sistema, podrá seguir usándolas en el futuro.

Veamos un ejemplo de este formato:

formato antiguo

Como puede observarse, en este formato es necesario especificar una línea con su importe por cada combinación de cuenta, departamento y mes. Además, los meses se deben introducir de forma numérica (del 1 al 12). Se hace por tanto necesario utilizar muchas más líneas que con el sistema actual para generar un mismo presupuesto.

La elección de un formato u otro dependerá por supuesto de las necesidades específicas de cada laboratorio. En cualquier caso, lo mejor es hacer pruebas "trasteando" con un fichero para entender y descubrir las distintas posibilidades que nos ofrece la importación de presupuestos contables.

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